La région Normandie travaille sur la gestion de ses documents
Dans l’économie d’aujourd’hui, axée sur l’Internet et fondée sur la connaissance, l’accès rapide aux informations importantes est essentiel pour les activités quotidiennes au sein des entreprises.
Les systèmes de gestion de documents et de contenu gèrent un large éventail de ressources d’information, y compris les documents électroniques, audio, vidéo, etc., les rendant accessibles à toute personne ayant des droits d’accès, quel que soit leur emplacement physique. Cependant, d’après la situation actuelle, il y a un manque de capacité à partager l’information sur papier.
À l’exception des demandes verticales spécifiques (traitement des formulaires, gestion des dossiers, etc.), l’information qui se trouve sur papier a tendance à demeurer sur papier.
Quel que soit le climat économique actuel, les entreprises prospères cherchent constamment à tirer le meilleur parti de leur infrastructure et de leurs applications existantes pour économiser de l’argent. Aujourd’hui, des « connecteurs » sont disponibles pour les applications qui améliorent les processus d’affaires actuels en intégrant l’information sur papier à votre flux de travail. A l’aide d’un kit de développement logiciel (SDK), les sociétés de développement ou les bureaux informatiques de l’entreprise peuvent :
Connecter dynamiquement des appareils multifonctions numériques (MFP) et des scanners aux applications existantes.
Sauvegardez les documents papier directement dans les bases de données applicatives
Fournir des intégrations natives
Identifier les utilisateurs, en assurant un accès sécurisé et la traçabilité des activités conformément à la réglementation en vigueur.
Dans la plupart des entreprises, l’information sur support papier est séparée du flux de travail électronique et, par conséquent, est sujette à un certain nombre de problèmes, notamment :
- Ils sont difficiles à récupérer
- Il faut avoir du matériel pour détruire les documents confidentiels
- Ils sont facilement perdus ou égarés
- Ils coûtent cher à distribuer
- Ils sont difficiles à protéger
- Ils sont difficiles à connecter à d’autres contenus électroniques
- Je suis le lien cassé dans le flux de travail
Pour résoudre ces problèmes, les entreprises se tournent de plus en plus vers des solutions de numérisation qui leur permettent d’importer du papier dans le domaine électronique et les flux de travail.
Une fois transformés en format électronique, les documents peuvent être facilement identifiés et partagés, placés dans un plan de sauvegarde régulier et intégrés à d’autres activités d’information.
De plus, les systèmes qui offrent des capacités de numérisation pour l’environnement commercial ont le potentiel de créer d’importantes possibilités d’économies de coûts et sont souvent rentables rapidement.
Aujourd’hui, les multifonctions sont devenus les appareils de référence pour les fonctions de copie, d’impression et de numérisation, et il est devenu essentiel pour l’entreprise de disposer des fonctionnalités supplémentaires nécessaires pour s’intégrer aux applications commerciales existantes.
Pour des entreprises, il s’agit d’une nouvelle opportunité d’offrir à leurs clients une solution robuste qui intègre entièrement les documents papier aux applications métier et aux flux de travail numériques qui en résultent.